Шаблоны документов

Шаблоны документов

Шаблоны документов

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида.

Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части.

Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Открытие шаблона

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа.

Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны.

Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать.

Если данный шаблон размещен на портале Office.com, в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MSWord используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

  1. Создание шаблона на основе пустого документа

  1. Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

  2. В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

  3. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

  1. Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

  2. В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

    • Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»
    • В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».
    • В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.
    • Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

  1. Создание шаблона на основе существующего документа

  1. Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

  2. В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

  3. Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

  4. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

  5. Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

  6. В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

  • выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;
  • укажите имя файла нового шаблона,
  • полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Закройте шаблон.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

  1. Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

  2. Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

  3. При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

  1. Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

  2. Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

  3. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

  4. Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

  5. В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка выполните любое из следующих действий.
  • Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.
  • Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

  1. Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

  2. На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

  3. В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

  4. В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

  5. Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

  6. ВНИМАНИЕ!!!!Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/shablony-dokumentov

Какие бывают типы документов?

Шаблоны документов

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.

От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

  • Название (заявление, распоряжение, отчёт).
  • Дата создания.
  • Автор, адресат.
  • Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

  • Внутренние (используемые внутри компании).
  • Входящие (полученные от контрагентов).
  • Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

  • Организационные (распорядок дня, устав организации).
  • Информационные (заявление, справка).
  • Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).
  • Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).
  • Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает  необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Функции документа

У него 4 функции:

  • Информативная (хранитель данных).
  • Коммуникативная (используется при взаимодействиях с другими людьми).
  • Социальная (служит инструментом решения социальных вопросов).
  • Правовая (устанавливает и подтверждает юридически значимые права).

Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).

Что такое шаблон документа

По форме изложения выделяют 2 типа документов:

  • Индивидуальные (автор составляет их в свободной форме).
  • Типовые (используется готовый шаблон).

Шаблоном называют образец, содержащий всю неизменяемую часть. Например, название (“Заявление”), шапка (“Кому”, “От кого”), каркас текста, подпись. Использование шаблонов сильно ускоряет создание заявления, справки, договора, так как достаточно только вписать необходимые данные и текст в предусмотренные места.

Кроме этого, шаблон помогает при выстраивании эффективного электронного документооборота, поскольку разные типы документации (заявления, справки, распоряжения) не смешиваются друг с другом. А для понимания, с чем вы имеете дело, не нужно читать текст целиком, достаточно ознакомиться с основными атрибутами, такими как название, автор и адресат.

Как оптимизировать документооборот на предприятии

Важнейшим понятием здесь является распознавание типа документа.

  • Распознавание по содержанию означает, что для определения типа нужно ознакомиться с его сутью. Но для этого его нужно прочитать. В компании, которая работает с сотнями бумаг, этот вариант не используется, потому что требует больших затрат времени.
  • Распознавание по форме предполагает, что для определения важнейших параметров документа (важность; назначение; маршрут) читать его не требуется, а достаточно ознакомиться с реквизитами.

Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.

Ещё более совершенной является заранее выстроенная система маршрутизации. В этом случае на основе выбранного шаблона или в зависимости от его атрибутов автоматически выбирается маршрут движения. Такой подход помогает исключить из маршрута всех лиц, которые не имеют отношения к данному вопросу, экономит время множества людей. Также исключаются многократные пересылки, задержки, потери.

Для оптимизации документооборота хорошо подходят BPM-системы, именно потому, что они помогают прописывать маршрутизацию для каждого шаблона.

Например, настраивая решение на базе Low-code BPM платформы Comindware Business Application Platform, бизнес-аналитик может создать новый шаблон документа, добавить в форму поля, которые необходимо заполнить, и выстроить схему движения.

Например, если сотрудник компании запрашивает справку, то запрос, в зависимости от типа справки, направляется либо в HR-отдел, либо в бухгалтерию.

Подобная система автоматизации документооборота сильно повышает его скорость, устраняет потери, исключает из маршрутов избыточные шаги.

Чтобы начать работать с платформой, достаточно создать решение для автоматизации одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов времени и один бизнес-аналитик.

Впоследствии легко добавляются новые процессы, а существующие могут расширяться и усложняться.

Закажите демо, чтобы понять, насколько Comindware Business Application Platform подходит для автоматизации вашего документооборота.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%82-%D1%82%D0%B8%D0%BF%D1%8B-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.